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酒店采购管理步骤有哪些

2021-07-16 21:22分类:生活 阅读:

 

酒店采购管理工作是酒店本钱控制的一个要紧环节,所以不少的管理者都会关注酒店采购管理这一模块的内容。下面为你精心推荐了酒店采购管理步骤,期望对你有所帮。

5、控制食品的采购价格。

成功的采购工作其目的之一是获得理想的采购价格。入口的价格是受各种原因影响的,诸如市场的供应求购情况,餐饮的需要程度,采购的数目,食品本身的水平,提供的进货渠道途径和经营本钱,单位支配市场程度,其他提供者对其影响等,面对如此的价格原因与餐饮经营的需要,对采购价格实行控制是必要的,实践证明,以下几条价格手段是行之有效的。

1、规定采购价格-----通过详细的市场价格调查后,酒店对餐饮所需的某些食品提出购货限价,采购员需要在限价以内进行采购,不能超越,限价产品的品种通常是指每天采购的新鲜蔬果肉类

2、规定购货途径和提供单位----采购部门只能那些指定的供货单位购货,或者只许购置来自规定途径的食品,如烟,洋酒等。

3、控制大宗和贵重食品的购货权-----贵重食品和大宗食品其价格是影响餐饮本钱的主体。因此,由餐饮部门提供用状况的报告,采购部门增加购货量和改变购货规格可依据需要状况,大量量采购,以便减少单价,这也是控制采购价格的一种方案,另外当某些食品的包装规格有大有小时,购买酒店的适用规格,也呆减少单位价格。

4、向生产单位直接采购-----对采购批量大的物品,应尽呆能向生产单位直接采购,并需要经批理打折价格提供。

5、依据市场行情当令采购-----当某些食品在市场上供过于求,价格低廉,又是酒店很多需要的,只须符合水平并可作储存的可趁此机会购进,以备价格回升时用。当应时食品上市,预计价格可能下跌,采购量应尽呆能地降低,只在适应需要即可,等到价格稳定时再行添购。

6、掌握对购拿货品价格的整体控制。

采购经理天天要对不少的采购申请单、计货单、支票申领单、中,西厨每天订货单签字但他天天都要面对同一个课题,压低拿货价格减少本钱。厨房每天用的鲜活海水商品,禽蛋,肉、菜、水果等等每天进,日日买,每种不过几十元,上百元而房口部的棉织品,塑料制品,印刷品,一份计货单批下来,常常过千元,上万元,尤其是工程装修,修理,甚至超越几十万元。理论上讲,对于每笔支出,无论巨细,大小,都要严格控制,所谓点滴节省,但事实上哪个也不可能完全做到保证采购部平时购买的所有产品,其水平是全城最好的,其价格又是全市最平的,举例说明通常大路菜的单价,东西南北各个农贸市场价格有关一毛几分,假如必须要求采购员和每期拿货都最好,最平反而会使他们整日处于紧张忙乱之中,在当今社会步伐日益加快的年代,每件事无巨细,笔笔支出都精细管理的做法,不公难以进行,而且得不损失,因此,作为采购经理,应采取从整体上学会,控制采购本钱的方案,这一方案主要体目前以下两个方面。

1、海量的平时小额开支予以总的控制,只须是市场的平均价格之内,具体的一笔笔支出可以不必过分计较。由于是很多的常用品,管理的侧重点放在保证水平及迅速反应上,即需要保证购进的货品货量可以用,好使,同时需要保证准时购进,说买就买的到,不耽误用。

2、小量的大额支出需要下功夫,多方了市场,多方寻价,认真浅析,仔细做价格,不允许购买出现失误,严格控制,最好是经理亲自洽商。对这部分重点的大额支出,管理的侧重点应是在保证水平的首要条件下尽最大可能地省钱,在洽谈过程中要斤斤计较。几角钱,几分钱地砍,比如一份印刷品要印要千万份,每份砍下一二分或三四厘钱,就能省下不少钱,

7、打造好的采购工作程序,控制整个采购系统。

便是的采购工作程序将为采购部有条不紊地运作提供有力的保证,使所有些采购员有章可循,提升效率,降低失误。各个酒店,宾馆采购的采购工作程序中应注意以下几个问题。

1、严格按程序运作,不允许推委扯皮,该办的需要办理。

2、严格按程序所规定的职权范围办理,不能超越范围。

3、密切协作关系,强调采购部与其他部门的协调,合作与配合,有困难,有疑问应一同协商解决。

8、对采购计划和购货合同实行的控制。

为保证物品采购和购货合同的有效实行,采购经理需要对实行过程进行控制。

1、指定专业职员负责至计划的实行和购货全责的履行进行检查。

2、设立物品计划实行控制台账,记录每种物品的采购计划,签约(合同)状况,交货履约和库存状况,如有条件可使用科学的酒店采购工作管理系统,将这部分数据输入电脑,以备随时检查。

3、按期检查与随时检查相结合,每月进行全方位检查,对未按计划和合同的进度供货的货种,随时公告经办采购员督促提供单位按时交货,也可用挂牌办法把没按计划实行,按合同供给的物品品种,用不同颜色牌子挂出,以便引起同事注意。

9、熟知提供厂家,并与之打造好和合作关系。

采购员的工作是有所分工的,在一个相对长的时间里较固定地分管负责采购某一类物品,使其对熟知这尖物品的市场提供的厂商及提供商,作为采购绠,则应该熟知所管的采购员与之联系的所有提供厂家,经过一段时间实质采购的考察,对一引起信誉好的提供商,应考虑与之打造比较稳定的采购关系和好的合作关系,以保证进货渠道的购进,减轻采购工作量,同时,他应该负责解决采购员解决不了的问题,买到采购员买不到的货物,应注意不可以出现这种情况:即一个采购员频繁联系提供商是采购经理所不知晓或不熟知的,假如采购员和提供商长年,不买采购部经理的帐,那样采购经理的工作将是十分被动的。提供商为了得到更高的经济效益,会采取各种样的方法困住采购员,方法之一是回扣它不只影响拿货本钱,损害酒店利益,还会腐蚀采购队伍,怎么样控制这种问题的产生是所有采购经理面临的一同问题,事实上,作为采购经理不可能盯住所有采购员,跟着他们满街跑,只在对货品采购进行严密的控制管理,盯住货品的单价,把单价控制住,回扣就可以减少到最低限度,甚至没。总之,酒店业中的采购提供工作是极其复杂的,其管理工作也是具备相当困难程度和挑战性的,作为采购经理,要想将采购工作的特有规律,进而遵循这部分规律去做,只有如此才能提升采购工作的管理水平,在保证满足酒店服务和生产需要的同时,最大程度地减少采购本钱。

1、采购项目的申请

1.部门依据营业状况需要在部门、库房没该项目或该项目不足的状况下可以申购;库房在库存定额不足的状况下要依据物资定额提出申购。申购前部门和库房需要认真检查部门及库房该项目库存量及消耗量。

2. 库房储备以外的项目由各用部门提出申购。申购之前需要查看库房是不是有该项目的储备或替代品。

2、采购项目的审批、择商、确认、价格与购买

1.经确认实属必要购买项目,需要由库房或用部门填写申购单,经部门负责人、库管员、分管领导签字,经总经理审批后交采购统一办理。

2.酒店所需产品由财务部负责安排采购;

3.采购员应根据申购项目进行采购,如有疑问可直接与申购部门进行交流。在确认无误后,应根据需要尽快安排采购。如该项物资由长期提供商提供,可直接联系提供商提供。假如没长期提供商应探寻至少三家提供商进行业务洽谈,经过对比、筛选,并报有关职员赞同后进行采购。对于零星项目的采购可安排采购员在市场上直接采购,但要做好采购监督工作。

4.提供商的打折、打折、赠送、回扣、奖金、奖品等归酒店所有,任何部门或职员不能占为私有。

5.对有特殊需要的或需要加工订做的采购项目,申购部门需要作详细的说明或提供样 品,提供商价格时需要提供样品或有关资料,经部门负责人及有关职员赞同后方可办理采购。

6.财务部对内要主动与部门维持密切联系,树立服务意识, 熟悉酒店物品的规范和用状况;对外常常做好市场调查研究,学会市场信息;积极主动向用部门推荐适路商品及质优价廉的替代品;积极主动向酒店提供市场状况及购买方案。

7.所有采购项目择商、价格需要由财务部在充分筹备、学会市场行情的条件下择优确定;用部门有权知道所需物品的价格和提出质疑。财务部在择商价格中需要认真研究对待;用部门需要在工作中要主动与财务部交流配合,对所学会的提供商状况及购物意向要主动通报财务部,由其选定质优价廉服务好的提供商。

8.确属疑难采购项目,财务部应准时与用部门进行交流,研究对策,必要时可由用部门派人一同采购。无力解决的需要准时上报,不能拖延误事。

9.所有采购项目依据有效申购单由财务部安排采购员统一购买,其他部门通常不能自行购买。

10.在购买过程中要认真检查所购物品的品质、商标、期限、等内容,坚决杜绝假冒伪劣等不合格商品流入酒店。

3、物资采购:

(1)采购员依据核准的采购计划,根据物品的名字、规格、型号、数目、单位当令进行采购,以保证准时提供。

(2)大宗用品或长期需用的物资,依据核准的计划可向有关的工厂、酒店、商店签订长期的供货协议,以保证物品的水平、数目、规格、品种和供货需要。

(3)餐饮部用的食品、餐料、油味料、酒、饮品等等,由行政总厨、大厨或宴会部下单采购部,采购职员要按计划或下单进行采购,以保证提供。

(4)计划外和临时少量急需品,经总经理或总经理授权有关部门经理批准后可进行采购,以保证需用。

1.酒店管理公司经营近况

1、拟定采购计划

(1)由酒店各部门依据每年物资的消耗率、损耗率和对第二年的预测,在每年年底编制采购计划和预算报财务部审核;

(2)计划外采购或临时增加的项目,并拟定计划或报告财务部审核;

(3)采购计划一式四份,自存一份,其它三份交财务部。

4、采购项目的结算

1.采购职员零星的采购可以直接支付现金。但不能超越1000元,超越1000元的需要办理转账结算;需要办理现金结算的须经总经理赞同。

2.提供商结算的2000元以下可以办理现金结算,超越2000元的需要办理转账结算。

3.办理结算时,需要根据报账程序填好报销单,经财务部审核、分管领导签字、总经理审批后方可交出纳办理结算。

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4、物资验收入库:

(1)无论是直拨还是入库的采购物资都需要经仓管员验收;

(2)仓管员验收是依据订货的样板,按质按量对发票验收。验收完后要在发票上签名或发给验收单,然后需直拨的按手续直拨,需入库的按规定入库。

3、采购项目的验收

1.无论是提供商还是采购购回的物品需要第一于库房联系,由库房依据申购表验收货物。不允许直接将货物交与用部门。

2.对于不符合采购申请表的采购,库房职员有权拒收。提供商或采购职员办理入库验收手续后,库管员应开立入库单,并将入库单顾客联交采购员或提供商办理结算。

3.库房在验货过程中对项目水平、规格等难以确认的状况下应主动请用部门一块验收。

4.在验收过程中库房或用部门有权对不符合需要的物品提出退货需要,经确认实属不符的由采购职员或提供商办理退货。

5.购买、收货和用三个环节上的有关职员要相互监督、相互合作,一同做好工作。对于有争议的问题应各自向上级报告协调解决。

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5、报销及付款

(2)报销:

①采购员报销需要凭验收员签字的发票连同验收单,经出纳审核是不是经批准或在计划预算内,核准后方可给予报销。

②采购员若向个体户购买产品,可通过税务部门开票,因急需而卖方又无发票者,应由卖方写供应货证明并签名盖章,有采购员两人以上的证明,及验收员的验收证明,经部门经理或财务总监批准后方可给予报销。

1、看重采购员的思想教育工作。

经理对采购工作的管理主要表目前对采购员的管理上,他的管理意图,对市场状况的学会,提供商的选择与对酒店本钱控制等等,都要通过采购中央气象台工作体现出来,因此,做好对采购人中央气象台管理工作极为要紧。针对采购工作的特征,采购经理第一要加大对采购职员的法制教育,职业道德教育,提升其抵制不正之风的自觉性,树立坚强的组织观念和严明纪律性,同时,要培养其企业主人翁的责任感,不谋私利,不徇私情,秉公办事的思想作风。

二明确分工与职责,明确权力与义务。

科学明确的分工是好协作的基础和人效管理的方法,而合理授权则是达成职责的必要条件,对采购员在明确其业务及职责范围后,要充分信赖与授权,使之有独立自主的处置问题的权力,能挖空心思,克服困难,完成任务,不必每件事请示,但要有每件事汇报规范,采购员应将天天工作中遇见的问题处置的办法与天天的到货状况等写上《每天工作汇报部》以便经理检查,发现问题时随时解决。

3、严格需要并指导采购员学习与学会必要的产品常识与采购常识与技术。

在现实日常,包括酒店行业,购买质次价高的假冒伪劣产品,吃亏上当的事屡风不鲜,一个非常重要是什么原因就缺少必要的产品常识,对所购买的产品不知道,结果不化险为夷损害了酒店客人的利益,而且使企业本身蒙受不应有些,甚至是巨大的损失,预防这样的情况发生的方法之一就是需要采购员需要学会必要的产品常识----至少是他所分管的范围的产品常识,包括产品的特质,产地,规格、作用与功效、水平、价格、提供商情况等,除此之外,要搞好物品采购工作,还需要学会物品采购的基本理论,入门知识和基本技术,尤其是学会好采购的基本技术,办法,主如果:知道学会物品供应求购信息,知道各类物品的特质和分类办法,擅长与客商洽谈业务,商定供货条约,知道采购海外不同物品的采购程序,熟练输采购手续等。对一个采购员来讲,采购什么,到什么地方采购,什么时间采购如何采购等,应做到胸有成竹,如此才大概进行一次成功的非必须的损失和本钱的增加。

4、知道市场行情,控制采购本钱。

知道市场行情,要随物品特征而定,对时令物品,因供应求购状况和价格变化快,应随时了学会其变化,对季节性强的物品,如鲜贝,对虾等,须摸清生产周期,学会采购最好时期,对大量量的日用品,要进行专题调查,依据采购的质、量、时间需要进行选择,如从外地拿货还要知道运输的状况和运输成本的高低。可供采购物品的市场是广阔的一种物品要能有几十家供货单位可供选择假如采购员缺少知道市场,了解市场行情的能,在数以千计的生产同一货品的供货单位面前就会晕头转向了,致使采购失败,市场上需要知道的内容有:货物来自什么途径?可从哪些供货单位采购到哪些物品?各个供货单位提供物品的水平牌号,价格怎么样等等。同时还必要知道市场的其他一些原因,如市场物品流通途径,商品提供的季节性,价格波动,商业经营气候等影响市场提供变动是什么原因。要知道市场行情,就要进行调分数查询析,依据酒店来一些同等的做法,这种调分数查询析可概括为二个三,第一个三是货比三家不吃亏。即采购时应尽量多找几家了行情,尤其是多数物品使用市场调节方法销售,由各售货单位自行作价,对此要特别注意比价;第二个三是三个层次,即便用部门经办职员,采购部职员,本钱控制部职员,都要做调查工作,然后,集中将状况剖析,如此就大概防止采购的盲目性和被斩状况的发生,即能确保采购水平,也呆预防鞭些采购职员营私舞弊,中饱私囊,从而有效地控制采购本钱。

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2、审批采购计划:

(1)财务部将各部门的采购计划和报告大全,并进行审核;

(2)财务部依据酒店本年的营业实绩、物资的消耗和损耗率、第二年的营业指标及营业预测做采购物资的预算;

(3)将大全的采购计划和预算报总经理审批;

(4)经批准的采购计划交财务总监监督推行,对计划外未经批准的采购需要,财务部有权拒绝付款。

(1)付款:

①采购员采购的大宗物资的付款要经财务总监审核,经确认批准后方可付款;

②支票结帐通常由出纳依据采购员提供的准确数字或单据填制支票,若由采购员领空白支票与他们结帐,金额需要限制在肯定的范围内;

③按酒店财务规范,付款30元以上者要用支票或委托银行付款结款,30元以下者可支付现款。

④超越30元需要付现金者,需要经财务部经理或财务总监审查批准后方可付款,但现金需要在肯定的范围内。

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